FAD:Latam 2017/es

In other languages: English (en) español (es) [edit]

Esta es la pagina principal para el FAD de Embajadores de Latinoamerica, este FAD esta enfocado a la organización interna de los Embajadores.

Justificación

Este FAD esta enfocado en resolver algunos problemas de organización y otros como:

• Problemas de presupuesto.- En los ultimos meses hubo problemas de presupuesto debido a las reformas en la comunidad a las cuales no pudimos adaptarnos con facilidad por ejemplo pueden ver el comentario de Potty aqui
• Problemas Logisticos.- Con los ultimos cambios en la comunidad ha sido dificil producir material promocional suficiente para los eventos (como FLISOL) y como siempre, los problemas de reembolsos están presentes (por ejemplo ver los tickets [1] [2] [3]).
• Problemas de Impacto de la Communidad.- Por muchos años, siempre se ha hablado del rol de los embajadores de colaborar para publicitar las ventajas de usar Fedora, unirse a la comunidad y sobre todo "reclutar nuevos colaboradores". Sin embargo, no existe una estrategia coherente para atraer nuevos colaboradores. En muchos paises de Latino America existen realidades diferentes y muchas de ellas con una base de usuarios muy pequeña.

Por las razones expuestas, es necesario tener un FAD el cual este especificamente enfocado en resolver estos problemas. Con esto lograremos cumplir nuestros objetivos como promover fedora y tener embajadores nuevos y activos.

¿Proque tener un FAD presencial?

Porque para discutir los problemas expuestos en los parrafos anteriores es necesario contar con total libertad y tiempo para tomar decisiones importantes para toda la comunidad latinoamericana de Fedora. Este evento pretende mejorar nuestra organización de modo que pueda ayudar a cumplir nuestros objetivos a lo largo del tiempo.

Proposito

1. El proposito principal es crear un plan de trabajo para los embajadores de Latam que este alineado con los nuevos objetivos del Proyecto Fedora con los siguientes objetivos primarios:
   • Crear estrategias para LATAM para mejorar sus actividades (eventos, reuniones, proceso de reclutamiento, etc) para lograr los objetivos de Fedora.
   • Crear reglas complementarias para la organización/coordinación de eventos, solicitud de recursos, gestión de peticiones y tareas similares.
   • Establecer procedimientos para la planificación de presupuestos de acuerdo a los ultimos cambios en el Proyecto Fedora.
2. Además, nosotros intentaremos completas los siguientes objetivos secundarios:
   • Establecer una estrategia para la producción de materia promocional para todos los paises de LATAM.
   • Crear estrategias para el proceso de reembolso para los paises de LATAM (o mejorar las ya existentes).
   • Establecer criterios para priorizar eventos importantes para la asignación de recursos
   • Crear un calendario de eventos importantes en LATAM (FLISOL, FISL, LATINOWARE, etc) y por cada pais.
   • Planificar sesiones de reinducción/mentoria para los embajadores con las nuevas politicas.
   • Elegir un revisor de las peticiones, sus reglas de trabajo y criterio de trabajo.

Objetivos

• Crear objetivos específicos para LATAM que esten alineados a la misión de la comunidad Fedora.
• Crear estrategias especificas basados en los objetivos creados.
• Crear actividades y tareas especificas para mejorar la comunidad y reclutar nuevos colaboradores para la comunidad Fedora.
• Identificar casos de exito de la comunidad Fedora en LATAM y elegir grupos objetivo para divulgarlos.
• Crear reglas y procedimientos complementarios para tener presupuestos adecuados por trimestre.
• Crear reglas y procedimientos complementarios para la solicitud de recursos (compra y reembolso).

Impacto

La realización de estos objetivos generará los siguientes cambios positivos dentro del proyecto:

• Planificando mejor el presupuesto, podemos optimizar la inversión y lograr un mejor impacto en la comunidad latinoamericana.
• Mejorando las reglas actuales se logrará mejorar el tiempo de aprobación de los tickets y su calidad para optimizar el gasto (gasto mejor orientado).
• Las estrategias que se desarrollarán deberán incrementar el número, la participación activa y productiva para que se pueda llegar a colaboradores más efectivos y constantes.

These outcomes connect with the following Fedora Community Objectives by:

• Creating a Free (as in Freedom) distribution : Having a strategy for ambassadors, it will be possible to have more collaborators in the medium and long term. This will improve the future distributions of Fedora.
• Building open source software communities : Improving the actual rules, conduct code, guide of operations (tickets, events, etc), we can get a harmonious coexistence within the ambassador's group and strengthen the community.
• Developing the science and practice of building communities : The application of the strategies that will be created will help to generate interest groups and they will be able to develop the distribution and it's scientific, educational, etc. use.

Detailed Work Items & Final Attendees

Participants

Name	Remote?	City and Country	Confirmation
Alex Irmel Oviedo Solis(Local coordination only)		Cusco - Peru	X
Tonet Jallo		Puno - Peru	X
Itamar Reis Peixoto		Uberlandia - Brasil
José Reyes		Panama City - Panama	X
Eduard Lucena		Santiago de Chile - Chile	X
Adrian Soliard		Cordoba - Argentina	X
Brian Exelbierd		Czech Republic	X
Samuel Gutiérrez		Managua - Nicaragua	X

Schedule

Thursday, 2017-07-13

Time	Speaker	Talk/Activity	Details
09:00 - 09:30	Organizing team	Reception of attendees
09:30 - 09:45	Alex Oviedo	Welcome talk
09:45 - 10:00	all attendees	Self-introduction	Each must present himself (include: full name, nickname, country of origin, etc.)
10:00 - 11:00	Brian Exelbierd	Project fedora: Explanation of the new mission and the objectives of the fedora project.
11:00 - 12:00	all attendees	Regional and by country diagnostics	Each participant must show a diagnosis of their country, for example: - Fedora user groups and collaborators. - User groups of other distributions. - Other communities. - Etc.
12:00 - 13:00
13:00 - 15:00	Lunch
15:00 - 16:00	Neville Cross	Success stories of the fedora community in Latam	Yn1v will show cases of success that we can replicate in other countries
16:00 - 17:00	All attendes	Define specific objectives for the fedora community in Latam	It should be noted that: - This is a team of volunteers with different jobs in different organizations (government and business).
17:00 - 18:00	Break
18:00 - 19:00	Eduard Lucena	Escribir para Fedora Magazine	Talk general public (students, teachers, techies).
19:00 - 20:00	Adrian Soliard	Seguridad Básica en Fedora	Talk general public (students, teachers, techies).

Friday, 2017-07-14

Time	Speaker	Talk/Activity	Details
09:00 - 10:00	Brian Exelbierd All attendees	Project fedora: Explanation of the new mission and the objectives of the fedora project(remind).
10:00 - 11:00	all attendees	Define specific strategies for LATAM and its metrics	Create suitable strategies to to develop the Latin american community based on objectives defined the previous day, it should be considered: - Target audience (highest and lower priority segments). - How to promote the use of tools to achieve a WIN-WIN condition between the community and colaborators.
11:00 - 12:00
12:00 - 13:00
13:00 - 15:00	Lunch
15:00 - 16:00	All attendees	Define specific activities for LATAM	Here we can plan some activities based on strategies, considering: - Important events in Latam (FLISOL, FISL, Latinoware, etc.) and in each country. - Available resources. - User bases. - Etc.
16:00 - 17:00
17:00 - 18:00	Break
18:00 - 19:00	Jose Reyes	Porque es importante ser usuario y contribuidor fedora	Talk general public (students, teachers, techies).
19:00 - 20:00	Eduard Lucena	Virtualización Libre: virt-manager y Gnome Boxes	Talk general public (students, teachers, techies).

Saturday, 2017-07-15

Time	Speaker	Talk/Activity	Details
09:00 - 10:00	All attendees	Improve logistic procedures	We must improve: - Centralize the production of swags and distribution. - Improve reimbursement procedures. - Improve the budget process (annual and quarterly) - Other logistics processes.
10:00 - 11:00
11:00 - 12:00	All attendees	Improve behavior and meeting standards	In this activity all existing rules will be collected and some will be added (only the necessary)
12:00 - 14:00	Lunch

Planning Prerequisites

• Work out budget
• Decide on Dates and Location
• Arrange Facilities
• List Resources
• Arrange Lodging
• Arrange Refreshments

Plan

1. Location: Cusco - Peru
2. Date:: July 13, 14 and 15.
3. Personnel (people who might fit the bill)
   • Alex Irmel Oviedo Solis - As helper only(Peru)
   • Tonet Jallo(Peru)
   • Itamar Reis Peixoto(Brasil)
   • Jose Reyes(Panama)
   • Eduard Lucena(Chile)
   • Fredy Condori(Bolivia)
   • Adrian Soliard(Argentina)
   • Brian Exelbierd(EEUU)
   • Samuel Gutiérrez(Nicaragua)

Logistics

Snacks/Beverages: $3.20

Lunch: $3.20

Dinner: Not covered

Budget

Contributor	Dept	Arrv	Cost
Tonet Jallo	Puno - Peru	Cusco - Peru	$40.00
Itamar Reis Peixoto	Uberlandia - Brasil	Cusco - Peru	$600.00
Abdel Martinez	Panama City - Panama	Cusco - Peru	$570.00
Samuel Gutiérrez	Managua - Nicaragua	Cusco - Peru	$1 279.54
Eduardo Echeverria	Bogota - Colombia	Cusco - Peru	$425.00
Eduard Lucena	Santiago de Chile - Chile	Cusco - Peru	$410.00
Fredy Condori	La Paz - Bolivia	Cusco - Peru	$80.00
Adrian Soliard	Parana - Argentina	Cusco - Peru	$700.00
Brian Exelbierd	FCAIC	Cusco - Peru	$0.00 - bex's travel comes from a RH budget, not Fedora

1. Travel: $ 4 104.54
2. Housing: $ 650.00
   • Departamentos amoblados Cusco
3. Space: $00.00 (Universidad Global del Cusco Main sponsor)
4. Supplies: $370.00
   • Lunch for 12 people x 3 days
   • Snacks for 12 people x 3 days
   • Printed Material (copies, work papers, etc)
   • Local transportation

Total budget: $5 124.54

Report

Blog reports

• Brian Exelbierd [4]
• Eduard Lucena [5]
• Tonet Jallo [6]
• Alex Oviedo (English version, Spanish version)
• Samuel Gutiérrez (English version, Spanish version)
• José A. Reyes H. [7]
• Adrian "Chino" Soliard (English version, Spanish version)

Work reports

Objetivos

Objetivo	Explicación
Fortalecer la presencia de la comunidad fedora en las universidades e instituciones de educación básica de Latinoamerica.	Al promover la comunidad y el uso de fedora ganamos usuarios lo que en el futuro generara mayor cantidad de colaboradores.
Fomentar la colaboración entre los equipos de la comunidad proporcionando retro-alimentación y sugerencias de los usuarios.	Los embajadores son los promotores de fedora y al estar en contacto con el mundo pueden obtener retro-alimentación importante a la comunidad para mejorar de forma continua.
Fomentar la armonía entre todos los miembros de la comunidad minimizando las brechas culturales y de idioma.	Al reducir las barreras culturales y de idioma harán que el trabajo colaborativo mejore y la comunidad crezca.

Matriz FODA (Fortaleza, Oportunidades, Debilidades, Amenazas)

	Fortalezas Diversidad. Comunidad fuerte. Iniciativa. Disponibilidad de herramientas proveidas por la comunidad.	Debilidades No ofrecemos soluciones adecuadas a los usuarios. Barreras de idioma. Diferencias culturales. Desconocimientos de las reglas. Falta de presencia en las universidades. Deficiencias en la gestión del presupuesto. Falta de comunicación
Oportunidades Apoyo de Red Hat. Presencia en el upstream de otros proyectos compatibles. Impacto que genera fedora. Apoyo de las universidades. Interes de estudiantes de otras especialidades en el Software Libre.	Promover la colaboración entre los distintos equipos que tengan comunicación con el equipo de embajadores (marketing, empaquetadores, diseñadores, etc). Canalizar las sugerencias y necesidades de los usuarios de fedora a los equipos adecuados de la comunidad. Proponer mejoras a la infraestructura de la comunidad Fedora para mejorar el trabajo del equipo de embajadores. Promover Fedora y la comunidad en los ambitos universitarios y de educación basica enfocandolo en el aumento de usuarios y luego de colaboradores.	Promover espacios de fortalecimiento de la comunicación para mejorar las relaciones culturales y de idioma. Fortalecer la presencia de la comunidad Fedora en las universidades de Latinoamerica y en las instituciones educativas de Educación Basica Regular. Mejorar el prcesos de gestion de eventos de la comunidad y divulgarlos.
Amenazas Actividades economicas diversas de los colaboradores. Presencia de otras comunidades de software libre en el mismo rubro que nuestra comunidad en las universidades de Latinoamerica (tanto en laboratorios y usado por los docentes).	Promover y participar en los canales de soporte en español y otros idiomas (ask, IRC, Telegram, etc) Diseñar charlas/talleres orientadas a captar nuevos usuarios para fedora (de otras distribuciones o de windows).	Establecer medidas correctivas dirigidos a los colaboradores que no cumplan las reglas y/o comportamientos inadecuados. Motivar a los colaboradores activos. Facilitar los medios para que los colaboradores inactivos se reincorporen a la comunidad. Propiciar un entorno de colaboración y continuidad de trabajo cuando algunos colabores tengan que parar.

Estrategias

Estrategias
F-O
Promover la colaboración entre los distintos equipos que tengan comunicación con el equipo de embajadores (marketing, empaquetadores, diseñadores, etc).
Canalizar las sugerencias y necesidades de los usuarios de fedora a los equipos adecuados de la comunidad.
Proponer mejoras a la infraestructura de la comunidad Fedora para mejorar el trabajo del equipo de embajadores.
Promover Fedora y la comunidad en los ambitos universitarios y de educación basica enfocandolo en el aumento de usuarios y luego de colaboradores.
D-O
Fortalecer la comunicación para mejorar las relaciones culturales y de idioma en la comunidad latinoamericana.
Fortalecer la presencia de la comunidad Fedora en las universidades de Latinoamerica y en las instituciones educativas de Educación Basica Regular.
Mejorar el procesos de gestion de eventos de la comunidad y divulgarlos.
F-A
Promover y participar en los canales de soporte en español y otros idiomas (ask, IRC, Telegram, etc)
Diseñar charlas/talleres orientadas a captar nuevos usuarios para fedora (de otras distribuciones o de windows).
D-A
Establecer medidas correctivas dirigidos a los colaboradores que no cumplan las reglas y/o comportamientos inadecuados.
Motivar a los colaboradores activos a seguir participando.
Facilitar los medios para que los colaboradores inactivos se reincorporen a la comunidad.
Propiciar un entorno de colaboración y continuidad de trabajo cuando algunos colabores tengan que parar.

Actividades

Actividad	¿Como lo medimos?
F-O
Promover la colaboración entre los distintos equipos que tengan comunicación con el equipo de embajadores (marketing, empaquetadores, diseñadores, etc). Compartir información de sugerencias y hallazgos de los usuarios a la comunidad.
Canalizar las sugerencias y necesidades de los usuarios de fedora a los equipos adecuados de la comunidad. Captar necesidades de los usuarios en los eventos y reportar a los demás equipos (empaquetadores, MARKETING).
Proponer mejoras a la infraestructura de la comunidad Fedora para mejorar el trabajo del equipo de embajadores. Proponer un sistema de eventos que integre herramientas de fedora (Calendar, wiki, etc). Proponer que se haga un servidor de bouncers para IRC para mejorar la comunicación. Proponer ideas sobre como mejorar el monitoreo de los canales IRC de Latam y las comunidades de cada pais.
Promover Fedora y la comunidad en los ambitos universitarios y de educación basica enfocandolo en el aumento de usuarios y luego de colaboradores. Realizar (organizar y ejecutar) actividades especificas para estudiantes y docentes universitarios. Organizar actividades periodicas orientadas a mejorar los embajadores (empezando con la creación de material de uso comun como "La comunidad Fedora", "Las 4F", etc). Crear documentacion (manuales y charlas) de personalización de distintos escritorios en fedora.
Mejorar el procesos de gestion de eventos de la comunidad y divulgarlos. Crear nuevas plantillas para eventos (wiki, reportes, tickets). Establecer procedimientos para mejorar el manejo de presupuesto. Agregar/Establecer procedimientos para la organización de eventos (Ver pizarra). Crear un compendio de normas (recolectar las ya existentes) y hacerlas accesibles a todos los embajadores.	Las plantillas de eventos deben ser modificadas y mostradas. Deben existir las paginas de wiki y deben ser mostradas.
D-O
Fortalecer la comunicación para mejorar las relaciones culturales y de idioma en la comunidad latinoamericana. Buscar/crear formas de motivar (no obligar) a los embajadores a asistir a reuniones y organizar eventos.
Fortalecer la presencia de la comunidad Fedora en las universidades de Latinoamerica y en las instituciones educativas de Educación Basica Regular. Realizar (organizar y ejecutar) actividades especificas para estudiantes y docentes universitarios. Realizar (organizar y ejecutar) actividades especificas para estudiantes y docentes de educación basica regular (colegios, escuelas, liceos, etc). Hacer diagnosticos especificos sobre grupos/circulos/organizaciones de investigación/especialización de estudiantes/docentes de las universidades en los lugares donde residen los embajadores. Crear estrategias especificas para promover fedora dentro de esos grupos en las universidades segun la coyuntura de cada pais.
F-A
Promover y participar en los canales de soporte en español y otros idiomas (ask, IRC, Telegram, etc) Promover el uso de ASK (Responder preguntas de usuarios). Proponer que los usuarios hagan las preguntas en español en el ASK general porque aumenta la probabilidad de que les responda (agregar tags en lugar de instancias separadas).
Diseñar charlas/talleres orientadas a captar nuevos usuarios para fedora (de otras distribuciones o de windows). Crear documentación (manuales y charlas) de personalización de distintos entornos de escritorio de fedora (gnome, kde, etc). Crear un repositorio de temas para GNOME que se puedan utilizar en las exposiciones y en las comunidades locales.
D-A
Establecer medidas correctivas dirigidos a los colaboradores que no cumplan las reglas y/o comportamientos inadecuados.
Motivar a los colaboradores activos a seguir participando.
Facilitar los medios para que los colaboradores inactivos se reincorporen a la comunidad.
Propiciar un entorno de colaboración y continuidad de trabajo cuando algunos colabores tengan que parar.

Swags

The Latam representatives deciced centralize the swags production in USA, them send these to coordinators in each country/sub-region.

In same cases like Brazil (import taxes are very expensive) and some caribbean countries (Issues importing thing from outside) the swags will produce inside that countries or evaluate alternatives to send these to them. This talks will be internal coordinations with local coordinators.

The coordinators of each country will be shown in the LATAM Swags Page

Budget Strategy

The budget problems of these months were originated by changes introduced into budge process this year.

For that reason, we decided make partial budgets by quarters that should be presented one month before the start of the following quarter. For example, the 3rd quarter begins in september and we must present the budget of that period in the month of August to famsco and the council.

The budgets should contains the events of the quarter and their costs (transportations, hostels, extra swags, etc). These changes maybe will originate that last hour events will not aproved, but we can add some extra money for that cases.

Event Organization

In the last months other problems were the events organization, because some people not complete the process and were dificult to help them. For that reason we work in a guideLine for event organization.

This Guide Line could be seen in the Latam Event Organization Guide Line Page. Any people that wants to organize an event and need resources from fedora should comply all steps of the guide line, else their tickets will not be approved.

Meetings

During the last months we also had problems in the meetings due to the lack of order, reason why we decided to make a new structure for the meetings with some improvements.

The new meeting structure can be consulted at Fedora Latam Ambassadors Meetings page (Currently we are working on it).