Meeting:Guide/es

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Las reuniones de IRC son una de las formas más comunes de comunicación en el Proyecto Fedora. Todos los equipos usan el IRC de Python Limnoria, apodado Zodbot, para la ejecución y administración de las reuniones. Zodbot esta usando el plugin MeetBot para que supybot/Limnoria ejecute y administre reuniones. Puedes leer mas información sobre meetings, MeetBot, møte, Limnoria, u otros detalles en sus respectivos lugares.

Esta página explica como ejecutar una reunión eficaz, pasos que debe seguir al establecer reuniones, y otra información útil y consejos para asegurarse de transmitir la información más importante. Esta página sigue y explica cómo un colaborador, jflory7, ejecuta las reuniones.

Planificar con anticipación

Una de las cosas mas importantes que puede hacer para dirigir una reunión centrada y dirigida es la planificación de una agenda con antelación. Hay varias maneras de hacer esto, ya sea con un simple post de la lista de correo, una página wiki, o una Etherpad. Comunicando la agenda antes de la reunión o tener una lista definida de cosas para centrarse, esto mantendrá las cosas enfocadas y secuenciales.

Lo que incluye en una agenda puede depender de los diferentes equipos. La estrategia que CommOps, Diversity, y Marketing han utilizado es tener tiempo para que los participantes compartan noticias, para dar seguimiento a las tareas anteriores y avanzar en nuevas tareas. El formato de la reunión utilizado se resume en esta lista.

• Convocatoria / Presentación
  • Vea quién esta asistiendo y ofrezca a nuevos visitantes o miembros la oportunidad de presentarse al resto del equipo.

• Anuncios
  • Comparte algunas noticias o anuncios que puede afectar a su equipo, ya sea dentro del equipo o en cualquier lugar de la comunidad.

• Temas de acción de la reunión anterior
  • Mira los acuerdos de la reunión anterior y verifica si se han completado, estan en progreso o necesitan ser reaccionados.

• Tickets
  • Si tu equipo usa un sistema de tickets, selecciona un conjunto de tickets para discutirlo durante la reunión.

• Open floor
  • Posibilidad para cualquier persona de discutir algo que no fue cubierto mientras que todos están presentes.

Tickets

Al elegir tickets para un meeting, asegúrese de que está eligiendo los boletos que impulsarán la conversación hacia adelante. Los boletos de Selección que sólo tienen breves actualizaciones (pero no hay que disculparse entre el equipo) pueden ser cubiertos por un nuevo comentario en el boleto o en la parte de anuncios de la reunión. Puesto que todo el mundo está tomando el tiempo de su día ocupado para estar en la reunión, asegúrese de que usted está teniendo una discusión que se beceficia al tener varias personas juntas al mismo tiempo.

Además, no olvide gestión del tiempo. Si la reunión es una hora, asegúrese de que todo lo que se discute se puede completar en una hora. No encajar tanto en la reunión en la que se está corriendo a través de la discusión para cubrir todo lo que está en la agenda. Es importante tomarse el tiempo para debatir debidamente y enfocarse en una tarea o meta en particular. No olvide que es un entorno virtual, y aveces es posible que tenga que esperar a que la gente escriba su mensaje. Por otro lado, asegúrese de hacer realmente tener cosas que cubrir y discutir. Si la reunión es sólo por el bien de las formalidades siguientes, pero no hay problemas reales para discutir o gastar energía de la gente, entonces probablemente no tiene sentido en la realización de una reunión.

Ejecutar una reunión eficaz

Antes de saltar al proceso y los pasos que puede seguir, es importante entender cómo ejecutar una reunión eficaz y comprender su caja de herramientas. MeetBot combinado con møte hará un bonito resumen HTML de tu reunión para ti, pero solo si tu ayudas a MeetBot a escribir para ti. Utilizando el resumen y la función de minutos de MeetBot permite a sus contribuyentes remotos o participantes ausentes de obtener la información que necesitan de su reunión en un vistazo rápido. Escribir limpio, los minutos de la reunión de punto a punto ayudarán a comunicar las metas, las acciones en curso y los planes de coordinación más fáciles para los miembros participantes y ausentes.

Algunos consejos generales sobre cómo tomar notas de MeetBot:

• Mantenga las líneas de resumen cortas y en el punto.
• Si se habla de un tema candente, asegúrese de anotar un acuerdo o algún tipo de final de la discusión.
• Sea consistente - si usted no es consistente, será imposible leerlo en minutos.