Las reuniones de IRC son una de las formas más comunes de comunicación en el Proyecto Fedora. Todos los equipos usan el IRC de Python Limnoria, apodado Zodbot, para la ejecución y administración de las reuniones. Zodbot esta usando el complemento MeetBot para que supybot/Limnoria ejecute y administre reuniones. Puedes leer mas información sobre meetings, MeetBot, møte, Limnoria u otros detalles en sus respectivos lugares.
Esta página explica como ejecutar una reunión eficaz, pasos que debe seguir al establecer reuniones y otra información útil y consejos para asegurarse de transmitir la información más importante. Esta página sigue y explica cómo un colaborador, jflory7, ejecuta las reuniones.
Planificar con anticipación
Una de las cosas mas importantes que puede hacer para dirigir una reunión centrada y dirigida es la planificación de una agenda con antelación. Hay varias maneras de hacer esto, ya sea con un simple post de la lista de correo, una página wiki, o una Etherpad. Comunicando la agenda antes de la reunión o tener una lista definida de cosas para centrarse (en comparación con descubrir eso en el acto), mantendrá las cosas enfocadas y secuenciales.
Lo que incluye en una agenda puede depender de los diferentes equipos. La estrategia que CommOps, Diversity y Marketing han utilizado es tener tiempo para que los participantes compartan noticias, para dar seguimiento a las tareas anteriores y avanzar en nuevas tareas. El formato de la reunión utilizado se resume en esta lista.
- Convocatoria / Presentación
- Vea quién esta asistiendo y ofrezca a nuevos visitantes o miembros la oportunidad de presentarse al resto del equipo.
- Anuncios
- Comparte algunas noticias o anuncios que puede afectar a su equipo, ya sea dentro del equipo o en cualquier lugar de la comunidad.
- Temas de acción de la reunión anterior
- Mira los acuerdos de la reunión anterior y verifica si se han completado, estan en progreso o necesitan ser reactivados.
- Tickets
- Si tu equipo usa un sistema de tickets, selecciona un conjunto de tickets para discutirlo durante la reunión.
- Open floor
- Posibilidad para cualquier persona de discutir algo que no fue cubierto mientras que todos están presentes.
Tickets
Al elegir tickets para una reunión, asegúrese de que está eligiendo los tickets que impulsarán la conversación hacia adelante. La selección de tickets que tienen breves actualizaciones (pero nada que debatir en equipo) puede ser cubierta por un nuevo comentario en el ticket o en la parte de anuncios de la reunión. Ya que todos están utilizando tiempo de su ajetreado día para estar en la reunión, asegúrese de que la discusión que usted propone se beneficia de tener varias personas juntas al mismo tiempo.
Además, no olvide la gestión del tiempo. Si la reunión es de una hora, asegúrese de que todo lo que se discute se puede completar en una hora. No lleve a la reunión tantos temas que haya que correr para cubrir toda la agenda. Es importante tomarse el tiempo para debatir debidamente y enfocarse en una tarea o meta en particular. No olvide que es un entorno virtual, y a veces es posible que tenga que esperar a que la gente escriba su mensaje. Por otro lado, asegúrese de tener realmente cosas que cubrir y discutir. Si la reunión es sólo para cubrir las formalidades, pero no hay problemas reales para discutir, entonces probablemente no tiene sentido en la realización de una reunión.
Ejecutar una reunión eficaz
Antes de ir al proceso y los pasos que puede seguir, es importante entender cómo ejecutar una reunión eficaz y comprender su caja de herramientas. MeetBot combinado con møte hará un bonito resumen HTML de su reunión para usted, pero solo si usted ayuda a MeetBot a escribir para usted. Utilizando el resumen y la función de acta de MeetBot permite a sus colaboradores remotos o participantes ausentes obtener la información que necesitan de su reunión en un vistazo rápido. Escribir limpio, los temas de la reunión de punto a punto ayudará a comunicar las metas, las acciones en curso y los planes de coordinación de modo más fácil para los miembros participantes y ausentes.
Algunos consejos generales sobre cómo tomar notas de MeetBot:
- Mantenga las líneas de resumen cortas y en el punto.
- Si se habla de un tema candente, asegúrese de anotar un acuerdo o algún tipo de final de la discusión.
- Sea consistente - si usted no es consistente, será imposible leer las actas.
Comandos MeetBot
Todos los comandos se toman del manual de MeetBot y se muestran aquí por conveniencia.
| Comando | Argumento(s) | Descripción | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| #startmeeting | <"Bonito" nombre de la reunión> | Empieza la reunión. El nick que la inicia la preside. Si se da algún texto en el resto de la línea, éste se convierte en el tema de la reunión (Ver abajo). | #startmeeting Fedora CommOps - 2016-08-30 |
| #meetingname | <"Corto" nombre del equipo> | Proporciona un nombre amigable que se puede usar como una variable de patrones de nombre de archivo. En møte, esto se utiliza para categorizar sus reuniones junto con el tiempo. ¡Es muy importante ser consistente con este comando, todo el tiempo!. | #meetingname commops |
| #chair | <IRC nick> | Agrega nuevos presidentes a la reunión. Puede ser una o muchas personas. | #chair jflory7 puiterwijk mizmo |
| #unchair | <IRC nick> | Elimina el estado de chair de un usuario en la reunión. Puede ser una o muchas personas. | #chair jflory7 puiterwijk mizmo |
| #topic | <Tema de discusión> | Establezca el tema de discusión actual. MeetBot cambia el tema en el canal (guardando el tema original que se restaurará al final de la reunión). Util para organizar la discusión y permanecer enfocados al actual tema de discusión. | #topic Artículos de acción de la semana pasada |
| #info | <Cualquier cosa para tomar nota> | Agregue un elemento INFO a los minutos. La forma más sencilla de tomar nota de la información general. | #info Fedora 25 lanzamientos en una semana más |
| #link | <url> | Agregue un link a los minutos. La URL debe ser la primera cosa en la línea, separada por un espacio del resto de la línea, y será correctamente hipervínculo. El uso de otros comandos para anotar los vínculos no los convertirá en vínculos. | #link https://pagure.io/fedora-commops/issue/84 |
| #action | <IRC nick> <task> | Agrega un item de ACTION en los minutos. Usa nicks de IRC y activa a la gente en la reunión y Meetbot generará una lista de acciones ordenados por nick al final de la reunión. Útil para comunicarse claramente tareas y dar responsabilidades de alguna cosa en la reunión. | #action jflory7 Contactar con Fedora Spins para obtener información sobre las nuevas características de esta versión de Fedora. |
| #agreed | <Acuerdos finales / conclusion> | Marca algo como de acordó. Útil para anotar la desición final, una votación sobre algún tema ó cualquier conclusión del grupo. Especialmente útil para comunicar desiciones. | #agreed Issue #22 en pagure-importer bloqueando la migración trac. Se aplazará la migración en dos semanas. |
| #help | <algo en lo que necesite ayuda> | Agrega un item HELP en minutos. Comunica cuando tu o tu grupo necesiten ayuda con algo. | #help La Wiki es necesaria en nuestra página de subproyectos - ¡se necesitan voluntarios! |
| #undo | - | Quita el último elemento de los minutos de la reunión. Solo aplica a comandos que aparecen al final. | #undo |
| #ninck | <Algún nick> | Hace que un nick sea reconocido por MeetBot, aunque no ha dicho nada. Útil para hacer una lista de elementos de acción agrupados por este nick al final de la reunión. Además útil para asignar trabajo al grupo. | #nick mattdm OR #nick commops |
| endmeeting | - | Finaliza la reunión, guardar registros, restaura el tema anterior, da enlaces a los registros. | #endmeeting. |
Establecer metas
Muchas veces, las reuniones no son el mejor momento para obtener trabajo real hecho, Sino la planificación y dirección que se necesita para el trabajo a realizar. Las reuniones dirigidas por objetivos serán más exitosas para dirigir el trabajo a través del subproyecto o equipo. Especialmente para la discusión basada en boletos, tener cuidado de centrarse en llegar al siguiente paso. Si el topic es un problema, ¿Cómo puede resolverse el problema? ¿Qué nos moverá hacia adelante?.
También ser cauteloso y establecer metas realistas para el trabajo. Hay un tiempo y un lugar para las grandes metas, pero esas metas solo ocurren de una cuidadosa planificación y ejecución(Y siempre con metas más pequeñas que trabajan hacia lograr el más grande). Trate de asegurarse de que las ideas y tareas que salen de su reunión son cosas que se pueden completar de manera realista dentro de una semana o un mes. Tener un método en el lugar para el seguimiento de estos objetivos durante el período intermedio también.
Gestión de actas
Si utiliza los comandos explicados anteriormente, debe tener una bonita página generada al final de su reunión que resume la discusión con precisión. Sin embargo, no es suficiente tener sólo los minutos creados. También debe enviarlos a los miembros de su comunidad que no hayan estado presentes, asegúrese de comunicar los minutos a su equipo con un enlace en el canal IRC principal y un resumen en la lista de correo. Esto permitirá que las personas sigan a distancia una oportunidad de ver la discusión y participar en la lista de correo o en los comentarios de los boletos, según sea necesario.