Objetivo
En los Eventos FAD 2010, varias mejoras al proceso de planeación de FUDCon fueron recomendadas:
- Mayor propiedad de la comunidad sobre el proceso del FUDCon. FUDCon comenzó como un evento organizado totalmente por Red Hat, como una forma de devolver algo a la comunidad de Fedora. Este fue un sentimiento agradable cuando hacíamos una FUDCon por año, en un solo lugar por año. Pero como el FUDCon se ha expandido y multiplicado mundialmente, cualquier proceso que no utiliza todas las técnicas de potenciación que comunidad de Fedora que ha empleado en los últimos años es deficiente.
- Planeado a nivel regional por colaboradores regionales. Queremos que los FUDCons ocurran en todo el mundo, y un FUDCon exitoso requiere absolutamente contribuyentes locales que conozcan la ciudad y el lenguaje.
- Involucrar la comunidad local más allá de Fedora. FUDCon necesita ampliar su alcance más allá de simplemente los contribuyentes de Fedora en una región. FUDCon necesita atraer a los estudiantes, profesores y profesionales de la ciudad donde se celebrará el evento.
- Documentar el proceso de selección y evaluación. Por transparencia, y también por mejoramiento, debemos tener un claro proceso de toma de decisión para dar la luz verde final para un FUDCon en una ubicación particular. Así mismo, deberíamos almacenar información de las dos potenciales ubicaciones y las ubicaciones pasadas, porque siempre las podemos reciclar.
Esta página es un recurso para gente interesada en liderar la organización de un FUDCon. Esto representa un proceso de oferta que permite al Proyecto Fedora reunir datos sobre las ubicaciones potecniales para futuros FUDCon y FADs.
Solicitud de propuesta inicial
El FPL publica en la lista de correo de planeación del FUDCon el presupuesto disponible estimado para un FUDCon, y la(s) fecha(s) de prefencia para una región. Siempre que sea posible, este anuncio se produce, por lo menos 12 meses antes de las fechas anunciadas.
Proceso de propuesta
Los interesados podrán presentar una propuesta para un lugar dado y de la ciudad para su consideración. Una propuesta como mínimo debe contener:
- Breve descripción de la ciudad.
- Principales aeropuertos locales y sus distancias al hospedaje y lugar de celebración.
- Esquema del transporte público local.
- Descripción detallada del lugar propuesto y costos estimados, incluyendo capacidad de la sala y la configuración.
- Descripción del alojamiento propuesto y los costos estimados junto con un acuerdo de alojamiento por escrito especificando precios.
- Los costos estimados de los vuelos de los aeropuertos más importantes desde donde los asistentes viajarán.
- Breve descripción de los recursos terrestres y de su experiencia con otros FUDcon/grandes eventos.
- Anotación de opciones de conectividad de Internet tanto para el hotel y centro de conferencias.
- Esquema de ubicaciones de los restaurantes próximos.
- Fechas límite para reservación de eventos, etc.
- Pros y contras de la ubicación propuesta.
Las propuestas serán anunciados en la lista de correo de planificación de FUDcon en un plazo de 45 días al aviso de CommArch. Las propuestas deberán ser puestas en la wiki.
Proceso de revisión
El embajador con liderazgo regional revisará, y con discreción dará seguimiento a las preguntas del proponente en la lista de correo fudcon-planning. Preguntas y respuestas serán añadidas a la propuesta. El líder regional dará una primera revisión inicial y proveerá una lista corta de potenciales localidades para consideración por la comunidad. Además, el director de CommArch conservará el poder de veto para cualquier ubicación.
Proceso de decisión
Si bien la decisión sobre la oferta ganadora es finalmente hecha por los mayores patrocinadores del presupuesto, el comité de planificación FUDCon (formado el FPL, FAmSCo, y otros miembros de la comunidad interesados) trabaja en conjunto con el mayor patrocinador del presupuesto para elegir la mejor ubicación.
Tips para la propuesta
El proceso de candidatura espera que usted tenga conexiones existentes que pueda utilizar en la búsqueda de facilidades y así sucesivamente. Será difícil hacer una oferta adecuada sin estas conexiones.
Para organizar una FUDCon tiene que ser ingenioso, así como estar dispuesto a regatear y negociar.
- Haga que los proveedores se enfrenten entre sí. No se comprometa con un proveedor (como un hotel) temprano -- hágales saber que usted está considerando otros proveedores, y hable de las fortalezas de los otros proveedores. Específicamente pregunte por el mejor precio disponible. Si prefiere proveedor A, pero el vendedor B tiene un precio mejor (aunque sea por un producto o servicio menos deseable), póngale en conocimiento al vendedor A el precio más bajo, y pídale que mejore su oferta.
- Sepa qué tiene costo adicional por el proveedor y lo que no (por ejemplo, la comida cuesta dinero, espacio, o acceso a la red que ya existe y que de otro modo sería no sería utilizado). Pregunte al vendedor acerca de tirar algunas cosas que tienen costo adicional, mínimo o nulo.
- Si el vendedor ofrece un incentivo que no le importa (la recepción de bienvenida de media hora, por ejemplo, en una situación en la que los invitados llegarán durante un largo período de tiempo), pregunte acerca de la sustitución por algo que tiene más valor para uested (alimentos para la sala de hack).
- Contacte a su local de convenciones y Oficina de Turismo y pídales que proporcionen información para la propuesta y usted limite su inversión de tiempo.
- Póngase en contacto con las líneas aéreas que dan servicio al región para discutir posibles descuentos para los asistentes.