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Recursos para los organizadores de eventos
Existe mucho por preparar antes de un evento. Esta guía busca ayudar a no olvidar alguna de estas partes.
¿Buscando ideas?
- Eche un vistazo a la lista de Eventos Fedora.
¿Cómo participar de un evento?
- Visita la lista de Eventos Fedora y participa de uno existente y ya planeado para aprender cómo se deben hacer las cosas.
Organizando un evento
Primeros pasos
- If you are involved in organizing an event for Fedora, please add it to the Fedora Events list, so others can easily find it.
- It's a good idea to send an announcement to the ambassadors mailing list.
- For the planning of an event we suggest that you setup up a wiki page with the event name as title and all relevant information. Take this template if you are not familiar with the wiki.
- Attend the monthly ambassadors meetings to find helping hands and promote your event.
Protocolo
Personas encargadas de ayudar a realizar el evento. Existen dos modalidades:
- Presenciales: Apoyo en caso de entrega de papeles, buscan personas que los puedan ayudar, entre otros.
- Virtuales: Manejan y programan las herramientas, difunden información, entre otros.
Sede
Lugar donde se va a realizar el evento. Pueden que no tengan personas que los ayuden, o que no tienen ningún patrocinador; pero si existe un espacio, entonces existe un evento. A continuación se desgloza los roles para administrar la sede:
- Personas: Son los asistentes que tendremos. Incluye a los expositores, instaladores y desmostradores.
- Espacio: Incluye el suministro eléctrico y el mobiliario (mesas y sillas).
Publicidad
Es un trabajo en equipo en donde la meta es que se extienda la información del evento a la mayor cantidad de personas posibles. El objetivo primordial es que no olviden el evento, por eso lo más importante es crear todo tipo de contenidos, creativos y profesionales, que te ayuden a eso. Existen dos formas de trabajar la publicidad:
- Impreso: Están las afiches y los volantes. Si eres más arriesgado, botones, suéteres, bolígrafos, entre otros.
- Digital: Banners, noticias, videos promocionales, noticias en redes sociales, entre otras ideas.
Patrocinio
A los patrocinadores les gusta ver que todo está practicamente organizado y ellos solo tienen que poner el mínimo esfuerzo para ayudar. Estamos claros que con los patrocinadores debe existir una relación mercantil que permita no solo una colaboración para con el evento, sino además una grata relación que nos ayude a contar con ellos el año siguiente. Es más fácil mantener buenos patrocinadores que buscarlos; además de que mientras más patrocinadores acumules, más se sienten tentados a estar al lado de sus competidores.
NOTA: Es importante detallar, en la carta de patrocinio, las necesidades que se tienen, incluyendo órdenes de compra que sustenten esa necesidad.
Durante el evento
Recomendaciones
- Mantener la seguridad.
- Crear un registro de asistencia.
- Tener un orden para el momento de las comidas y entrega de media.
- Custodiar que los expositores se mantengan hidratados.
Después del evento
Reporte
- Enviar un correo a la lista de correos de los embajadores.
- Crear informes en los blogs y redes sociales.
- Actualizar la página de los Eventos Fedora.