Toda despesa relacionada ao orçamento do Projeto Fedora precisa ter um recibo. Recibos são a chave para conseguir reembolso dos seus custos. Pegue recibos para tudo, e mantenha-os em um local seguro, assim você pode tanto dar ou transmiti-los para os gestores de reembolso. Por favor, não misture itens particulares e itens do Fedora em um mesmo recibo. Sem recibo significa sem reembolso. Isso é inegociável, lamentamos!
Pedido de Orçamento e Normas de Reembolso
Todos os pedidos de orçamento acima de $2000 precisam ser aprovados pelo FAmSCo. As regiões tratam dos pedidos de até $2000 e cada uma possui suas próprias normas e regras para pedidos de orçamento e reembolsos:
- APAC (Ásia e Pacífico)
- EMEA (Europa, Oriente Médio e África)
- LATAM (América Latina)
- NA (América do Norte)
Despesas de viagem
Tempo
Não espere até o último minuto para fazer as reservas da viagem. Os quartos reservados para conferências se esgotam, e se você não se planejar pode ter que pagar um valor maior. Os preços de vôos também aumentam. Quanto mais cedo você puder planejar a viagem, melhor. O "ponto ideal" para a reserva de voos com os menores preços é geralmente uma terça ou quarta-feira com três semanas de antecedência de sua partida.
Hotéis
Hotéis geralmente pedem um cartão de crédito para fazer a reserva, mas não cobram. (talvez possam reter o valor no seu cartão. Caso isso seja um problema, verifique com o hotel para ter certeza.) Por favor, faça sua própria reserva, se possível. Uma vez que você está no evento você pode procurar por alguém com um cartão Red Hat, preferencialmente do OSAS team (porque esse é o centro de custos para o orçamento do Fedora) Coloque o custo de sua hospedagem no cartão deles. Você não será cobrado e não terá que abrir um ticket para o reembolso
Crítico: Se alguém utilizar o cartão para quitar o seu quarto, você deve imediatamente dar a essa pessoa o recibo do seu quarto. Caso contrário, você colocará essa pessoa na situação de não receber reembolso da Red Hat.
Voos
Se for possível, é preferível que você mesmo reserve seu voo. Nos confiamos a você a escolha da opção menos cara. Quando alguma outra pessoa reserva seu voo para você, há um risco--um grande risco para aqueles que estão fora dos EUA--de ser sinalizado como fraudulento e ter seu voo cancelado. Isso significa que seu voo terá que ser reservado novamente, possivelmente a um preço maior, e à custa do dobro de tempo para a pessoa que reservou para você.
Caso isso não for possível, você pode fazer com que alguém reserve o voo para você. Mas devido ao tempo envolvido no processo, é altamente preferível que você mesmo reserve seu próprio voo.
Despesas que não são de viagem
Ter outras pessoas que paguem por você
Você pode evitar ser um intermediário, através de outras pessoas que paguem as contas diretamente. Temos vários membros da comunidade que possuem cartões de crédito da Red Hat para esse propósito:
- APAC: Izhar Ismail
- NA: John Rose (NA)
- EMEA: Joerg Simon (EMEA)
- LATAM: Neville Cross (LATAM)
Veja nossa página community credit card process par maiores informações.
Pagando pelas coisas você mesmo
A fim de ser reembolsado pelas despesas relacionadas ao Fedora, que você paga do seu próprio bolso, você deve ser capaz de poder ser reembolsado através do PayPal. Por favor, consulte sua região acima para maiores informações sobre como fazer esses pedidos.
No passado, podíamos reembolsar as pessoas em dinheiro e fazê-las assinar um recibo. Esse método de reembolso foi eliminado, porque é muito dependente de que as pessoas estejam no mesmo local físico e em larga escala simplesmente não funciona
O Fedora geralmente não pago por itens personalizados como cartões de visita. Exceções podem ser concedidas, por região.
Documentação
Toda despesa relacionada ao Fedora precisa ter um recibo. Sem exceções.
Sua página de usuário do Fedora wiki necessita estar atualizada com informações sobre você, o que você faz no Fedora, etc. Isso é necessário porque permite aos auditores financeiros darem um "+1" para as despesas, porque eles podem ver a conexão com o Fedora.
Prazos
Despesas devem ser submetidas dentro de duas semanas de serem debitadas. Se você submeter fora desse período de tempo, poderá não ser reembolsado. Se você submeter fora do trimestre, quase que certamente não será reembolsado.
Os trimestres fiscais da Red Hat são: mar-mai, jun-ago, set-nov, dez-fev. Obviamente, caso você tenha uma despesa nos últimos dias de maio, você ainda terá as duas semanas para file; será simplesmente cobrado no trimestre Jun-Ago. Entretanto, se você tiver uma despesa em abril e não submetê-la até junho, há uma grande chance de seu pedido ser negado por estar fora do trimestre. Por favor, abra um ticket das despesas em tempo útil.